8 mejores prácticas en reuniones virtuales eficaces

Un problema clave con las reuniones virtuales son las mismas cosas con las que las reuniones han estado luchando desde que el primer jefe le dijo a su grupo que dejara todo y escuchara lo que tenía que decir. Las reuniones suelen ser largas divagaciones en las que se deja de lado el trabajo y se predica a los empleados.

Si desea crear las mejores reuniones virtuales posibles, primero debe explorar los problemas con los que luchan todos los tipos de reuniones:

• Falta de enfoque en los participantes
• Falta de respeto al tiempo de los participantes
• Falta de comprensión de objetivos, asignaciones y responsabilidades.

Las reuniones virtuales no son inmunes a estos desafíos, así que asegúrese de tener esto en cuenta al comenzar a planificar su reunión virtual para que sus reuniones virtuales sean lo mejor posible.

Otra cosa a considerar: si bien existen ahorros de costos al mantener a los empleados en tierra y no llevarlos volando para que se conozcan entre sí, si la reunión virtual no es un formato efectivo para la colaboración, el intercambio de aprendizaje o cualquiera que sea su objetivo comercial, no es un opción eficaz.

No se sienta tentado a cambiar la reducción de costos por la ineficiencia.

Eso no significa que las reuniones virtuales no puedan ser constructivas.

A menudo, la tecnología se convierte en el centro de atención en una reunión virtual. Pero no debería ser así. En primer lugar, desea asegurarse de que se cumpla su objetivo comercial (para esa reunión). Puede hacerlo implementando estas mejores prácticas y estrategias de reuniones virtuales.

Conozca su objetivo de mantenerse en el objetivo y seleccione el software de reuniones virtuales más apropiado

¿El objetivo es colaboración, introducción, aprendizaje, un anuncio o algo más?

El objetivo dictará la estructura y las herramientas de reunión virtual que serán más efectivas. Por ejemplo, si el objetivo es aprender, puede introducir un componente de gamificación o un elemento de programa de juegos divertido en su reunión virtual.

Por otro lado, si lo que está buscando es una lluvia de ideas, puede concentrarse en un software de reuniones virtuales diseñado para capturar ideas, como herramientas de mapas mentales.

Sea un profesional de las reuniones virtuales : recuerde que las reuniones virtuales deben llevarse a cabo a un ritmo más lento que las reuniones tradicionales y puede ser útil permitir pausas dramáticas después de declaraciones, preguntas y asignaciones importantes, ya que puede haber un retraso en la conexión de 2-3 segundos para algunas porciones de sus asistentes.

Establecer reglas de compromiso y expectativas para que todos entiendan lo que es aceptable

Pocos empleados comenzarían a jugar un juego en sus teléfonos a centímetros de que su jefe dé una presentación, pero a menudo sucede en reuniones virtuales.

¿Por qué?

Porque los empleados se sienten desconectados, desvinculados e invisibles. Hacen cosas en reuniones virtuales que no harían en persona. Cree una breve lista de expectativas (como no realizar múltiples tareas) durante la llamada para asegurarse de que todos comprendan qué se tolerará y qué no. Si establece expectativas al principio, nadie puede afirmar que nunca les dijo cuando exhiben un comportamiento menos que deseable o se da cuenta de que no estaban escuchando.

CONSEJO PROFESIONAL

Las camisas colorinches, los fondos, las rayas y las joyas grandes y brillantes no se transmiten bien en las plataformas de videoconferencia. Sugiera a los participantes que usen colores básicos sobre un fondo neutro para obtener las mejores velocidades.

Asigne un facilitador de equipo para asegurarse de que se escuchen todas las voces

En una reunión virtual, especialmente cuando se trata de retrasos en Internet, es importante tener a alguien que pueda evitar que las personas se hablen entre sí, que recupere las conversaciones si alguien interrumpe y se asegure de que se escuchen todas las voces.

 CONSEJO PROFESIONAL

Como regla general, las reuniones virtuales deben durar menos de 30 minutos en cada sesión.

Un facilitador también puede sugerir descansos para reuniones largas. Como regla general, las reuniones virtuales deben durar menos de 30 minutos en cada incremento. Un poco más y querrá tomar descansos como lo hace cuando está cara a cara. En un anuncio humorístico de la línea de ropa Diesel, crearon una parodia "al estilo de la cebolla" para resolver el problema de pasar demasiado tiempo en las reuniones al crear una habitación pequeña, incómoda y con una mesa que se inclina cuando está en uso. durante más de 15 minutos. Algo a tener en cuenta cuando organiza una reunión virtual.

Un facilitador puede utilizar estos momentos de descanso y el comienzo de cada reunión para asegurarse de que todos se sientan cómodos con los demás asistentes. Un buen facilitador es tan esencial para la reunión virtual como un buen anfitrión en una fiesta.

Es importante tener en cuenta: algunas personas también pueden tener dudas para compartir si son el único empleado satélite o el único en su área, lo que nos lleva a ...

Nivele el campo de juego para una mejor colaboración y contribución

Cuando los participantes se reúnen en una reunión virtual, hay muchas desventajas que deben reducirse. Estos podrían incluir:

• Ser de un área geográfica diferente (lo que puede afectar el acento, la cultura y las zonas horarias)
• Participantes de distintas oficinas. Si todos los participantes son de diferentes oficinas o trabajan en casa, es más fácil cerrar la brecha y reunirlos a todos. Si casi todo el mundo es de una oficina y hay un puñado de participantes de otras oficinas, esto puede ser más difícil, ya que las relaciones pueden estar menos desarrolladas y no comprenderán los chistes internos de quienes están en la misma oficina.
• Velocidades de Internet más lentas que provocan retrasos e insatisfacción con la tecnología y la conexión de reuniones virtuales.
• Dificultad para oír debido a malas conexiones.
• Diferentes niveles de habilidades técnicas. Algunos participantes adoptarán la nueva tecnología de buena gana, mientras que otros tendrán miedo de hacer algo mal. Cuando estás en la misma habitación, es fácil identificar a esas personas. Cuando esté a kilómetros de distancia, debe vigilar con atención a los participantes o su frustración aumentará hasta el punto de que se apaguen y dejen de participar.

 CONSEJO

Si tiene muchos participantes de ubicaciones fuera de la oficina (como aquellos que trabajan de forma remota o desde casa), muévalos durante una presentación o anímelos a silenciarse cuando no estén compartiendo. Eso reduce las distracciones de los niños, las mascotas y los entornos ruidosos en las áreas públicas. Use un cuadro de chat para responder preguntas.

Asignar roles adicionales para garantizar la participación de varias personas

Aquellos que participan en la construcción del proyecto, a menudo se sienten más comprometidos con él. Si asigna roles a diferentes participantes, habrá más personas involucradas en los resultados de la reunión. Algunos roles que podría considerar son:

• Cronometrador: es útil si esta persona puede estar en el mismo lugar que el facilitador para que pueda proporcionar indicaciones y señales silenciosas. Esto es importante para garantizar que la reunión se mantenga según lo programado y no se sobrecargue.
• Tomador de notas: esta persona también puede encargarse de reiterar asignaciones y entregables al final de la reunión.
• Soporte técnico: si puede tener a alguien (o un equipo) listo para ayudar a aquellos con dificultades tecnológicas, permitirá que las cosas funcionen mucho mejor. Cuando el facilitador o anfitrión asume ese rol además de guiar la reunión, es difícil mantenerse en el camino, sin mencionar que consume mucho tiempo.
• Asistente de conversación: para manejar el cuadro de chat y analizar preguntas o comentarios.

Una cosa más: la persona que toma notas puede ser invaluable para reiterar comentarios que se pierden en la demora o recordar a los participantes puntos o preguntas que quedaron huérfanos. Solo asegúrese de que tengan una copia de la agenda para que puedan resurgir puntos en el momento relevante de la reunión.

Navegue por problemas técnicos antes de que sucedan para mejorar la eficiencia

Technical issues are some of the most frustrating parts of virtual meetings. In addition to having a technical support person to help the facilitator handle those things, it’s a good idea to anticipate possible problems ahead of time.

Uno de los problemas más comunes (además de los problemas para iniciar sesión o los participantes que se desconectan debido a un servicio de Internet lento o fallas) ocurre cuando la persona que se supone que debe compartir su pantalla o su informe / hallazgos no puede hacerlo. Si bien compartir la pantalla es la forma más atractiva y práctica de mantener todos los ojos enfocados en la llamada, un líder de reunión virtual preparado tendrá copias de los datos o el contenido que se comparte. Estos deben estar disponibles con anticipación a través de una unidad o aplicación compartida como DropBox o Google Drive. También se pueden enviar por correo electrónico para que todos puedan consultar el mismo documento incluso cuando compartir la pantalla sea difícil o imposible.

CONSEJO PROFESIONAL

Envíe la información de inicio de sesión y las plataformas / URL con un día de antelación para que todos tengan tiempo de probar el software de reuniones virtuales y comprobar que todo funciona. Algunos requieren descargas, así que insista en que intenten iniciar sesión con anticipación y probar su software y la compatibilidad del sistema. De esa manera, nadie está luchando en el último minuto (al menos nadie que haya seguido sus instrucciones).

Insista en el contacto visual para conexiones más sólidas

La empresa Delivering Happiness decidió abordar estos problemas con unas pocas instrucciones específicas al comienzo de todas las reuniones virtuales. Les recuerdan a los empleados que hagan contacto visual directo con sus cámaras web. Si bien esto parece una cosa pequeña, al hacerlo, todos en la reunión virtual se sentirán como si estuvieran uno frente al otro en lugar de que sus compañeros miraran a la distancia a su pantalla. Esta pequeña sugerencia hace una gran diferencia para ayudar a las personas a sentirse conectadas entre sí. También muestran la cara de todos uno al lado del otro, al estilo Brady Bunch, para consolidar aún más el elemento del equipo.

BUENA PRÁCTICA

También puede pedirles a las personas que se identifiquen por su nombre cuando digan algo. Aunque esté usando video, es posible que las pantallas se congelen y algunos participantes dependan más del componente de audio.

Realice una charla virtual para romper el hielo o enfriador de agua para fortalecer la conexión del equipo

Los equipos funcionan de manera más eficaz cuando los miembros se conocen entre sí. Esto puede resultar difícil si algunos de sus miembros no se han conocido nunca y viven muy lejos unos de otros, sin verse en la oficina todos los días.

Cuando los compañeros de trabajo están físicamente presentes, las amistades crecen orgánicamente o con la ayuda de salidas y eventos de los empleados. Para grupos separados por millas, zonas horarias y tal vez incluso fronteras y culturas de países, es esencial facilitar un tiempo para charlas y conexiones antes de saltar a la reunión.

BUENA PRÁCTICA

Conozca a su audiencia. ¿Cuál podría ser un buen iniciador de conversación en su país o zona horaria (oye, viste ese juego anoche?) Puede no funcionar para todos los públicos. Si se apega a temas neutrales como cuál es la temperatura y el clima en el lugar donde se encuentra, la gente hablará sobre algo con lo que todos puedan identificarse.

Además, tenga en cuenta estos consejos rápidos y prácticos para mejores reuniones de Jeff Bezos, fundador de Amazon:

• Mantenga las reuniones a no más de la cantidad de personas que pueden ser alimentadas con "dos pizzas". Demasiada gente y la reunión se vuelve ineficaz y confusa.
• Cuente historias, no guiones de PowerPoint.
• Permita un tiempo de silencio para absorber el contenido.

Elon Musk, cofundador y CEO de Tesla, odia los siguientes tipos de reuniones (y es probable que su audiencia también lo haga):

• Reuniones con una audiencia demasiado grande
• Reuniones que ocurren con demasiada frecuencia
• Reuniones en las que no contribuyes. Si no está agregando valor, sugiere que se vaya.
• Reuniones que usan mucha jerga.
• Reuniones que tienen que ver con la jerarquía. Él cree que "la comunicación debe viajar por el camino más corto necesario para hacer el trabajo, no a través de la 'cadena de mando".