La Universidad Internacional de Florida (FIU), Miami, está clasificada entre las 50 mejores universidades públicas nacionales de Estados Unidos y se centra en el éxito de aproximadamente 58 000 estudiantes.
El Departamento del Centro para la Participación Estudiantil es uno de los numerosos departamentos de la FIU, y se esfuerza por encontrar la mejor opción para sus estudiantes y crear afinidad hacia la institución. El departamento tenía la tarea de planificar el evento de la "semana de convocatoria", y la " Feria de recursos" de la Universidad fue uno de los eventos planeados para la semana.
Uno de los objetivos clave de la " Feria de Recursos" es llegar a los nuevos estudiantes y proporcionarles una plataforma para reunir recursos para llevar una vida académica y de campus exitosa. Pone en marcha el aprendizaje conectando a los estudiantes con representantes de más de 30 departamentos que atienden a los estudiantes, incluidos los departamentos académicos y de apoyo profesional, los departamentos de asuntos estudiantiles y los departamentos de salud, bienestar y seguridad de los estudiantes.
Hazel Hooker, Directora del Programa, Centro para el Compromiso Estudiantil, FIU, dice: "Cuando comenzamos a planificar la ' Feria de recursos', nos preocupaba la transición a un marco virtual mientras mantuviéramos la misma experiencia para los departamentos y los estudiantes. En nuestras típicas ferias presenciales, reservamos un gran salón de baile y establecemos mesas para los diversos departamentos participantes.
En función del número de departamentos que aceptan nuestra invitación, creamos un plano de planta y planificamos todos los requisitos. El día del evento, los estudiantes entran y van a reunirse con los diversos departamentos y resolver sus preguntas.
Comenzamos a buscar la plataforma tecnológica adecuada que nos ayudara a transformar un evento de este tipo en un evento virtual. Después de investigar un poco, descubrimos que Airmeet apoya grandes ferias y estábamos encantados de explorarlo".
Echemos un vistazo a cómo FIU estableció una feria virtual a gran escala y cómo podría usar estos aprendizajes y aprovechar Airmeet para eventos similares también.
Cuando el Centro para el Compromiso de los Estudiantes imaginó mover su marco de eventos físicos con la mesa configurada a un entorno virtual, necesitaban una plataforma que ofreciera mesas virtuales. No querían que la estructura del evento fuera una serie de conferencias o mesas redondas, ya que eso habría cambiado la dinámica completa del evento.
Hazel dice: "Para organizar un evento, generalmente tenemos que trabajar con las instalaciones, organizar las mesas, cumplir con los estándares del jefe de bomberos y tener en cuenta mucha logística. Sin embargo, con Airmeet, esto se volvió rápido y sin problemas.
El "Salón Social" de esta plataforma era nuestro gran salón de baile, y la mesa virtual replicaba la experiencia del evento físico. Solo necesitábamos personalizarlo para que se adaptara a nuestras necesidades. Los representantes del departamento tuvieron que unirse a la reunión, sentarse en las mesas virtuales y hablar con los estudiantes a través de videoconferencias en vivo habilitadas en cada mesa. Tan simple como eso. Recibimos comentarios muy positivos de todos los departamentos sobre lo maravillosa que fue la experiencia. Dejó boquiabiertos a todos".
Esto es lo que lo hizo posible:
La FIU cambió el nombre de "Salón Social"" como "Feria de Recursos Universitarios". Crearon más de 30 mesas para varios departamentos y nombraron cada tabla en consecuencia.
"Salón Social"" numera automáticamente cada mesa. Esto les ayudó a crear un plano de planta, similar a un evento físico, tanto para los departamentos como para los estudiantes, lo que facilitó a los estudiantes localizar donde necesitaban ir. Dado que las mesas tienen números y títulos de mesas editables, el plano de planta lo estructuró todo y estructuró el evento para todos. Es bastante fácil y rápido crear una configuración de mesa y no requiere asistencia logística ni adquisición.
Cada departamento creó una carpeta en línea separada para dar folletos como folletos, folletos y otros recursos y la envió a los estudiantes como un enlace en el "cuadro de chat". Todo el evento pasó sin problemas al modo virtual y se volvió ecológico como bono.
Testimonio: "Aprender una nueva tecnología puede ser un desafío para algunos. Pero, sinceramente, Airmeet era muy fácil de usar. Incluso con diferentes niveles de experiencia técnica, pudimos hacer que todos lo usaran sin ningún fallo. Para asegurarnos de que todos entendieran las instrucciones y que las personas que se perdieron la demostración estuvieran bien conocidas con la plataforma, seguimos la guía guía paso a paso de VirtualPoint disponible en www.eventosvirtuales.cl".
Para que se acostumbren al entorno virtual, creamos un sitio de demostración donde los departamentos podían practicar con sus colegas y entrar y salir a su antojo.
Testimonio: "Después del evento, recibimos muchas preguntas de toda la Universidad sobre cómo implementar el servicio , ya que la experiencia fue estructurada y excelente. La experiencia fue muy admirada, ya que nos permitió interactuar con los estudiantes en lugar de solo hacer otra sesión de seminario web o un evento de preguntas y respuestas.
Ahora nos damos cuenta de que este servicio será importante para nosotros incluso después de la pandemia. Ahora podemos llegar fácilmente a los estudiantes en línea, lo que antes era un poco engorroso. También proporciona mucha flexibilidad en términos de tiempo y planificación del evento. Como el mundo ha sufrido un impacto económico, la asistencia a eventos físicos será limitada. Así que teniendo en cuenta todo esto, este servicio se convierte en una alternativa extremadamente crítica para involucrar a los estudiantes y ayudarlos a aprender de forma remota.
También planeamos organizar un evento de estilo "horas felices" para todos, incluidos los estudiantes y el personal, para impulsar la interacción y la conexión durante tiempos complejos".
En Virtualpoint Eventee tenemos todo para apoyar a tu organización en el proceso de planificación y ejecución de tu evento. Contamos con todas las herramientas y un equipo altamente profesional, permanentemente actualizado para brindarte a ti como organizador y a tus visitantes la mejor de las experiencias en eventos virtuales.
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